Відділ організації документообігу

Відділ організації документообігу є структурним підрозділом ДВНЗ «Ужгородський національний університет» і підпорядковується безпосередньо ректору.

Відділ організації документообігу встановлює в Університеті єдиний порядок документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, здійснює методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Університету, забезпечує збереження документаційного фонду та користування ним.

Документаційне забезпечення – важлива складова діяльності будь-якої установи. Ведення діловодства й організація документообігу відіграють важливу роль в діяльності сучасних закладів освіти. Тому надзвичайно важливим є удосконалення системи діловодства.

Діяльність працівників структурних підрозділів Університету тісно пов’язана з діловодством – створенням, прийманням-передаванням, зберіганням, опрацюванням документів. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити якісний та оперативний обмін інформацією і прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

Основний напрямок роботи відділу – забезпечення функціонування системи документообігу університету.

Завдання відділу:

  •  попередній розгляд кореспонденції для доповіді керівництву Університету;
  • підготовка проектів наказів і розпоряджень керівництва Університету з питань, що належать до компетенції відділу організації документообігу;
  • контроль за дотриманням вимог нормативних документів під час оформлення службової документації;
  • організація роботи в Університеті щодо виконання вимог Законів України «Про звернення громадян» та «Про доступ до публічної інформації»; 

 

Функції відділу організації документообігу:

  • Забезпечення своєчасного перегляду вхідної, вихідної і внутрішньої документації, здійснення систематичного контролю за своєчасним виконанням документів, аналіз контролю їх виконання, складання відповідних довідок для керівництва;
  • Оформлення і розсилання розпорядчих документів, контроль за правильним оформленням документів;
  • Здійснення прийому, реєстрації, зберігання, обліку, постачання документів у підрозділи;
  • Формування справ, а також підготовка до відправлення документів на зберігання;
  • Розгляд і підготовка для доповіді керівництву відповідної кореспонденції;
  • Аналіз справ у структурних підрозділах по роботі з документами, подання висновків та пропозицій щодо покращення роботи.
  • Організація роботи з метою підвищення кваліфікації працівників структурних підрозділів та кафедр, які працюють з документами, розробка інструкції з діловодства;
  • Ведення обліку і реєстрації документів, підготовка для доповіді керівництву університету та керівникам структурних підрозділів визначених документів, які стосуються їх компетентності;
  • Складання номенклатури справ канцелярії, підготовка справ до здачі їх в архів;
  • Приймання та реєстрація звернень, пропозицій та скарг громадян, заяв співробітників університету та контроль за виконанням вказівок керівництва щодо їх вирішення;
  • Прийом вхідної кореспонденції (листів, бандеролей, посилок, періодичних видань) та розподіл її по структурним підрозділам, відправка належним чином оформлених поштових відправлень;
  • Завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами;
  • Забезпечує облік, зберігання і використання печаток та штампів Університету;
  • Опрацювання та відправлення поштової кореспонденції;
  • Доставка термінової кореспонденції зовнішнім адресатам (установам та організаціям міста).

  

Для виконання своїх функцій відділ організації документообігу взаємодіє з підрозділами університету:

  • з керівниками структурних підрозділів та відповідальними за діловодство - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання документів в службових цілях;
  • з юридичним відділом - з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів;
  • із службами відділу кадрів, планово-фінансовим - з питань доставки документів, відправленням документів;
  • із службами матеріально-технічного постачання, адміністративно-господарською частиною - з питань забезпечення працівників канцелярії засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування;
  • з керівниками інших установ та навчальними закладами - з питань роботи з документами.

 

Структура відділу:

  • До складу Відділу входять: начальник відділу, заступник начальника відділу та провідні спеціалісти.
  • Відділ очолює начальник – Лошак Тетяна Іванівна, яка є прямим начальником особового складу відділу і здійснює безпосереднє керівництво відділом; вона є відповідальним за виконання покладених на відділ завдань.

  

Контактна інформація:

Начальник відділу – Лошак Тетяна Іванівна

Тел. 0506113005

 Провідний спеціаліст відділу – Комар Любов Василівна

Тел. 0506797480

 Провідний спеціаліст відділу – Завадяк Ірина Георгіївна

Тел. 0996112423

 

Відповідальний за інформацію: Лошак Тетяна Іванівна
Дата оновлення: 21.05.2016